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[티타임즈] 실리콘밸리 기업들은 이렇게 회의한다.

`이 영상에 대한 Junghyun's 코멘트 💬`

[매일 해야 하는 회의, 더 잘할 순 없을까?]

오늘은 구글 본사에서 구글의 회의 문화를 직접 경험하신 Sunghyun Hwang 대표님의 '회의 잘하는 법'에 대한 이야기를 정리해보았습니다.

회의를 시작할 때 목적을 명확히 하는 것까지는 잘 하고 있는데, 미리 자료를 숙지시킨 후에 미팅을 시작하는 것은 아직도 쉽지 않네요...ㅎㅎ

[목차]

회의가 중요한 이유

회의 단계별 Action Item

프로세스 중심의 회의와 미션 중심의 회의

구글의 회의문화

아마존의 회의문화

회사 내 효율적인 회의 방법에 대해 고민이 많으신 분들은 꼭 한번 참고해보세요!

회의가 중요한 이유

회의는 우리가 일하는 전체의 80~90%를 차지함.

그런데 그 회의 자체가 효율적이지 않다는 것은 투자한 인건비에 대한 낭비임. (대략 연봉이 1억원인 사람은 시급 5만원 -> 20명이 모이면 1시간 당 100만원의 가치가 있는 회의)

=> 그러면 어떻게 회의를 효율적으로 잘 할 수 있을까?

회의 단계별 Action Item

회의 전 (Before the meeting)

회의의 목적을 명확히하기 (왜 미팅을 하는가?)

미팅을 왜 하는 것인지 Problem statement를 명확히해서 사전에 공유! (이게 잘못되면 미팅의 시간 낭비가 어마어마하게 커짐)

회의의 주제가 명확하게 되면, 거기에 관련된 사람이 누군지도 명확해짐.

이후 회의의 목적에 맞는 사람만 초대하기

어젠다가 명확하지 않으면 미팅에 필요하지 않은 사람들도 참여해서 발언 기회도 없이 시간 낭비를 하게 됨.

또한 미팅에 모든 사람들이 다 참여할 필요는 없음. 그 미팅의 의사결정에 필요한 중요한 사람들만 참여할 수 있다면 진행.

회의 자료를 미리 공유해서 숙지하기

회의 자료는 회의에 들어와서 보는게 아니라 미리 자료를 보고 들어올 수 있게끔 하기.

회의의 1/3은 문제를 파악하는 걸 시작하니까 완결도가 떨어질 수밖에 없음.

먼저 고민할 내용에 대해 숙성을 한 상태로 와야지 회의에서 논의가 되고 의미있는 의사결정이 됨.

회의 중 (During the meeting)

* 회의의 2가지 목적

회의의 목적을 아래 2가지를 구분하는 것에서부터 시작해야 한다.

프로세스 중심의 회의

정기적으로 만나는 회의를 뜻함

해결해야할 어젠다나 목적이 없어도 만나는 회의

모두가 참석을 하지 않아도 진행가능

예) 데일리 스크럼, 주간 팀미팅, 타운홀 미팅 등

미션 중심의 회의

해결해야할 어젠다나 목표가 명확한 회의

그 업무에 관련되어있는 사람들이 들어와서 굉장히 깊게 그 문제의 원인을 파악하고 해결할 수 있는 방안을 찾고 다음 액션을 결정하는 것이 회의의 목표.

새로운 것을 발의하는 것도 미션 중심의 회의

회의 후 (After the meeting)

미팅이 끝난 후 회의록을 전달해서 이렇게 미팅이 진행됐고, 너의 역할은 이것이라는 것을 명확히 함.

미팅에 참석하지 못한 사람들에게도 공유! (녹화를 해서 보내줄 수도 있음)

구글의 회의 문화

구글은 모든 사람들이 참견할 수 있는 committee 문화

아이디어가 많이 나오는 것은 좋지만, 논의만하고 의사결정이 안되는 것들이 많았음.

그래서 아이디어가 많이 나오게끔 수평적인 커뮤니케이션도 하지만, 의사결정은 가장 높은 직급에 있는 사람이 본인의 권한을 가지고 결정하고 책임도 명확하게 지게 함.

아마존의 회의 문화

속도 위주로 모든 것을 빠르게 결정하는 회사.

6-Pager (Narrative)

파워포인트 대신 6장의 종이에 모든 것을 정리하는 것. (서술하듯이 쓰기)

회의를 할 때에는 고객이 이 회의에 있다고 생각하고 얘기를 풀어가보자. (고객관점)

내부 보고서를 '언론 보도자료' 쓰듯하는 아마존.

이를 미팅 전에 공유하고, 미팅이 시작되면 모두가 첫 5분~10분 동안 그 6페이지를 다시 한번 읽어 보면서 질문할 거리를 준비.

사전에 회의의 내용에 대해 충분히 숙성을 시켜서 회의에서는 가치를 더하는 작업에 집중.

이 사람이 생각하지 못했을 수 있는 포인트를 짚어주는데 시간을 쓴다.

=> 6-Pager를 준비하는 것 자체가 함께 미팅을 준비하는 팀원들로 하여금 명확한 방향을 합의하는데에 도움을 줌.

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